常用文书的写作方法和技巧

会议中不但有语言的交流,还要有相应的文书来辅助,这样一来公文的撰写和制作就不容忽视。

会议通知的标题多采用“发文机关名称+事由十文种名称”或“事由+文种名称”两种形 式。前者如《国家语言文字工作委员会关于召开社会用字管理现场会的通知》,后者如《关 于举行市场文化建设研讨会的通知》。通常由党政机关召集、参与人员较广泛的重要会议的 通知采用前一种形式,本系统内的事务性、例行性会议的通知采用后一种形式。

写明通知对象。一般在标题下一行顶格写,后面加冒号。通知对象是单位的,写单位 名称。如通知对象有几个或几种类型,则在每个对象或每个类型之间用顿号或逗号隔开。 如“各直属院校”、各省、自治区、直辖市、计划单列市,新疆生产建设兵团”。通知对象 如果是个人,一般直接写明姓名。

正文一般分为三个部分:开头、主体、结尾。开头写发通知的原因、依据和目的;主 体写通知事项,通常采用条款式;结尾写要求、希望等,也可因文而异,不写结尾。

在正文末的右下方写明主办单位的名称、通知日期。重要会议的通知应当加盖公章。 发出通知的日期应当写具体的年、月、日,不能用“即日代替。

有的会议通知还需附上回执或报名表,一般制成表格,请出席对象填写姓名、性别、 年龄、职务、抵达日期、车次或航班、预定回程票的具体要求等项目,然后寄回,以便统 计参加会议的人数和安排会议的接待工作。

通知要写得简明、具体,交代清楚会名、起止时间、地点、参加人员范围、主办和承 办会议单位及联系人、入场凭证等。如有必要,还要写明食宿、交通、接站方式,要求与 会者携带什么材料以及其他事宜等。

开幕词是指重要会议或者比较隆重的会议、活动在开幕时领导人对会议所作的指导性 讲话。小型的、一般性会议往往不用致开幕词,只由会议主持人作简短的“开场白”,或由 负责作报告(讲话)的领导在报告(讲话)之前作说明。

(1) 宣布会议开幕。开幕词的第一句话应宣布“ XXX会议现在开幕”,会议名称应写 全称。例如:“中国文学艺术工作者第四次代表大会”,现在开幕了。

(3) 对参加会议的各位领导、来宾表示热烈的欢迎。表示欢迎前,应将主要来宾一一 介绍。

(5) 介绍会议的任务、议程。开幕词应将本次会议的主题、主要任务或议程加以介绍, 以便与会者有个概括性的了解。还要指出解决这些议题(任务)的有利条件,进行可行性 分析,使与会者认识到本次会议上解决一些问题的时机是成熟的,条件已经具备。

以上几方面内容不是每篇开幕词都必须全部具备的,如果没有重要来宾就可以不写欢 迎来宾这一方面内容。几方面内容也可以调整顺序,议程先写,会议重要性最后阐释也可 以,只要语言流畅,逻辑分明就行。另外,开幕词要写得短小精悍,最好一层意思一个段 落,每段都干净利落,形成铿锵有力的气势,切忌长篇大论,拖泥带水。再者,不要把开 幕词写成工作报告或会议正式讲话,开幕词只是会议的序曲。

汇报稿通常将某一工作、情况或问题的始末经过、好坏利弊作详细而具体的分析介绍, 有点近似工作报告、情况报告,但它不像报告那样完整,又比报告更具体。同时,汇报不 一定要有结论,主要是让决策者了解事情经过后作出决定或决议。

(1) 事实和经过一定要调查核对清楚,不能有误。大多数情况下,领导、代表对事情 经过并不清楚,又不可能事必躬亲地去调查,所以他们的结论主要是在汇报的基础上形成 的。汇报的事实如果有误,就会导致作出错误的决定。

(2) 叙述应具体、详细。汇报的主要任务是让领导、代表了解事情的真实情况,所以 应将事情的来龙去脉、前因后果,介绍得详尽、具体。在对事情交待得详细、具体这一点 上,汇报稿比所有公文都突出。

(3) 汇报稿虽然不必作出结论,但应该提出汇报人对问题、事物的看法及倾向性意见 或分析,以供决策者决策时参考。

(4) 要注意口语化。汇报稿是通过语言来表述的,为了让听汇报人清楚明白,汇报稿 中不宜用生僻字、词和复杂句式,应尽量使用通俗、易懂、简短、明白的语句。同时,层 次不要太多,一般分成几个大问题汇报,不要“一”下面套(一),(一)下面套“1”,“1” 下面再套(1),使与会者听到最后感到糊里糊涂。

会议总结也是会议文书,其内容包括大会取得的主要成绩与收获,主要的优缺点和原 因、经验等。大会总结应从领导人讲话、大会报告、代表发言及讨论中,概括出几个重点 思想和主要精神,使与会人在认识上更加明确和统一,印象更加深刻。会议总结往往还要 同时提出对会后传达贯彻的部署与要求等。总之,大会总结的结构带有一定的规律性。但 写作时不要硬性套用。一般来说,大会总结应写得重点突出、语言精炼、结论明确,如有 某些尚待请示和研究的问题,亦应交代清楚。

写好会议总结是关系到巩固与提高会议效果的重要工作,应该认真对待。对会后传达 贯彻会议精神的部署和要求,在会议总结中一定要明确、具体,要有一定的量化要求,以 便会后督促检查。不能提得太原则,太笼统。

写好会议总结,要求做到:公允,写会议总结要以理服人,不偏袒任何一方,不以个 人好恶去写;直率,有好说好,有坏说坏,不要吞吞吐吐,模棱两可;委婉,在语言表达 上要注意修辞,尤其是提出批评意见时,措辞要谨慎恰当。

(1) 宣布会议闭幕,并表示庆贺。也有些闭幕词将宣布大会闭幕的内容放在最后。

(2) 回顾会议的过程,对整个会议作一小结。闭幕词应将会议的主要成就概括出来。 总结会议成就一般以开幕词提出的会议任务为准,如果会议中间有些超出原定任务的成果 也应及时在闭幕词中反映出来。

(3) 提出今后工作的任务、方向、要求。闭幕词应将会议结束后的工作任务、工作目 标或方向提出来,并提出相应的要求。

(4) 对参加和协助工作,保证会议顺利进行的有关单位和人员表示感谢。这一部分视 具体情况而定,有时也可以不写。

此外,写闭幕词还要注意与开幕词相呼应,虽然致开幕词和致闭幕词的人不一定是同 一个人,但应该做到首尾连贯,保持高度的一致,这样可以显示会议确实开得理想、圆满、 成功。返回搜狐,查看更多

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